La conservazione delle email per l’intera durata del rapporto di lavoro e anche dopo la sua conclusione. Su quest’ultimo punto, l’Autorit\u00e0 Garante ha chiarito che, con la fine del rapporto di lavoro, l’account email dovrebbe essere<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\nPrincipi e Procedure per la Gestione delle Email Aziendali alla Conclusione del Rapporto di Lavoro: Orientamenti del Garante per la Privacy e Giurisprudenza<\/h3>\n\n\n\n
Come gi\u00e0 menzionato, in occasione di un licenziamento o delle dimissioni, l’email aziendale del dipendente deve essere disattivata, e il datore di lavoro \u00e8 tenuto a informare i contatti esterni con cui il dipendente interagiva della chiusura del suo indirizzo email, fornendo un nuovo account aziendale per le future comunicazioni (come specificato dal Garante per la Protezione dei Dati Personali nel provvedimento del 4 dicembre 2019).<\/p>\n\n\n\n
L’Autorit\u00e0 Garante per la Protezione dei Dati Personali ha ripetutamente considerato illegale il mantenimento attivo dell’account email aziendale per un periodo prolungato successivo alla conclusione del rapporto di lavoro, inclusa la possibilit\u00e0 di accedere ai messaggi ricevuti.<\/p>\n\n\n\n
Come precedentemente menzionato, in linea con i principi sulla protezione dei dati personali, il datore di lavoro, al termine del rapporto lavorativo, deve: <\/p>\n\n\n\n
1) eliminare l’account email del dipendente che ha lasciato l’azienda; <\/p>\n\n\n\n
2) notificare automaticamente ai contatti esterni la disattivazione dell’account e fornire indirizzi email alternativi per le future comunicazioni; <\/p>\n\n\n\n
3) implementare soluzioni adeguate per prevenire l’accesso ai messaggi in arrivo mentre il sistema di notifica automatica \u00e8 attivo.<\/p>\n\n\n\n
L’ex dipendente, di fronte alla mancata disattivazione del proprio account email, ha la possibilit\u00e0 di presentare un reclamo all’Autorit\u00e0 Garante per la Protezione dei Dati Personali. <\/p>\n\n\n\n
Se, anche dopo il reclamo, il datore di lavoro non interviene, verr\u00e0 effettuata un’ispezione da parte della Guardia di Finanza per esaminare in dettaglio la situazione, il che potrebbe aggravare le sanzioni finali. <\/p>\n\n\n\n
Questo procedimento \u00e8 stato precisato dal Garante in un’ordinanza ingiunzione datata 16 dicembre 2021<\/strong>, in seguito alla richiesta infruttuosa di un dipendente, che aveva lasciato l’incarico, di disattivare la sua casella email. <\/p>\n\n\n\nIl Garante ha quindi avviato un’indagine, ma non ha ottenuto le necessarie informazioni dall’azienda.<\/p>\n\n\n\n
Di conseguenza, l’Autorit\u00e0 ha ritenuto opportuno delegare il Nucleo speciale per la tutela della privacy e le frodi tecnologiche della Guardia di Finanza a condurre un’ispezione, che ha rivelato un uso improprio dei dati personali da parte dell’azienda, culminato nell’imposizione di una multa amministrativa. <\/p>\n\n\n\n
L’ordinanza chiarisce che il datore di lavoro \u00e8 obbligato a informare chiaramente il proprio dipendente su come gestire correttamente l’account email personale, attraverso cui passano sicuramente dati e informazioni personali. <\/p>\n\n\n\n
E’ raccomandato che il datore di lavoro informi il dipendente, mediante l’implementazione di una specifica “policy”, sulle regole di condotta riguardanti l’uso dell’email aziendale (ad esempio, il divieto di utilizzarla per scopi personali o le corrette modalit\u00e0 di archiviazione di documenti e corrispondenza), nonch\u00e9 sulle politiche di conservazione e le eventuali procedure di accesso alla casella email.<\/p>\n\n\n\n
L’assenza di tale informativa, come richiesto dall’articolo 13 del regolamento europeo, insieme alla violazione dei principi di minimizzazione dei dati, necessit\u00e0 e limitazione del tempo di conservazione, hanno portato alla decisione punitiva da parte dell’Autorit\u00e0 Garante.<\/p>\n\n\n\n
Elementi Essenziali di una Policy Aziendale sull’Uso dell’Email<\/h3>\n\n\n\n
Una policy aziendale efficace e un’avvertenza sulla privacy per i dipendenti sono cruciali per salvaguardare l’impresa da eventuali sanzioni e richieste di risarcimento, sia durante l’impiego del lavoratore sia dopo la cessazione del rapporto di lavoro per l’uso dell’account email dell’ex dipendente. Queste direttive dovrebbero includere specificazioni su:<\/p>\n\n\n\n
\n- L’uso degli account email esclusivamente per fini lavorativi;<\/li>\n\n\n\n
- I periodi di conservazione dei dati all’interno degli account (politiche di data retention);<\/li>\n\n\n\n
- Le modalit\u00e0 e gli obiettivi della raccolta e conservazione dei dati;<\/li>\n\n\n\n
- Le strategie e gli scopi del monitoraggio da parte del datore di lavoro (inclusi, ad esempio, gli scopi disciplinari);<\/li>\n\n\n\n
- Le procedure per l’accesso al sistema da parte dell’amministratore di sistema, che dovrebbero essere documentate attraverso un registro di log, secondo le indicazioni del Garante;<\/li>\n\n\n\n
- I protocolli per la gestione degli account di ex dipendenti;<\/li>\n\n\n\n
- Le politiche per la gestione degli account in caso di assenze prolungate.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
Non \u00e8 sufficiente limitarsi a dichiarare che verranno effettuati controlli sull’uso improprio delle risorse aziendali e che verranno applicate sanzioni in caso di violazioni.<\/p>\n\n\n\n
La comunicazione dovrebbe anche suggerire di effettuare periodicamente una revisione e cancellazione dei messaggi salvati per prevenire il sovraccarico del sistema di gestione delle email.<\/p>\n\n\n\n
\u00c8 fondamentale che il datore di lavoro possa dimostrare di aver fornito queste informazioni e policy al dipendente.<\/p>\n\n\n\n
\n\u00a0La Corte di Cassazione ha stabilito che, in un sistema informatico utilizzato da un ente pubblico, le caselle email assegnate ai dipendenti e protette da password personali costituiscono il domicilio digitale del dipendente stesso. <\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n
Di conseguenza, qualsiasi accesso non autorizzato a queste caselle, inclusi quelli da parte dei superiori gerarchici, costituisce una violazione penale secondo l’articolo 615\/ter del codice penale. <\/p>\n\n\n\n
Questo perch\u00e9 l’istituzione di una barriera di accesso, concordata con il proprietario del sistema, implica un diritto esclusivo di accesso che deve essere rispettato anche dai superiori (sentenza della Cassazione penale, Sezione V, del 28 ottobre 2015, n.13057). <\/p>\n\n\n\n
\nInoltre, per quanto riguarda l’accesso abusivo ai sistemi informatici, una sentenza delle Sezioni Unite Penali della Cassazione del 27 ottobre 2011 (pubblicata il 7 febbraio 2012), n. 4694, chiarisce che si configura come reato di accesso abusivo a un sistema informatico o telematico protetto l’azione di accedere o mantenere l’accesso al sistema da parte di chi, pur avendo l’autorizzazione, supera le condizioni e i limiti stabiliti dalle regole del sistema per definire chiaramente chi pu\u00f2 accedere. <\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n
Un caso pratico<\/h3>\n\n\n\n
Il Garante per la protezione dei dati personali ha chiarito, tramite il provvedimento n. 547\/2016, che la casella email di un dipendente deve essere disattivata dal datore di lavoro una volta terminato il rapporto di lavoro, e tutti i dati personali associati al lavoratore devono essere eliminati. <\/p>\n\n\n\n
Questa decisione \u00e8 emersa da un caso in cui un ex dipendente ha denunciato l’azienda all’Autorit\u00e0 per aver violato la sua privacy, mantenendo attiva la sua casella di posta elettronica dopo il suo licenziamento e conservando per dieci anni tutta la sua corrispondenza, inclusi contenuti personali. Il lavoratore ha inoltre rivelato di non essere stato informato che le email e i file di vario tipo (come foto e video) salvati sul cellulare aziendale fossero soggetti a monitoraggio e conservati su server aziendali attraverso backup. <\/p>\n\n\n\n
Di conseguenza, l’ex dipendente ha richiesto all’Autorit\u00e0 di vietare all’azienda il trattamento dei suoi dati personali e di ordinare la loro completa eliminazione.<\/p>\n\n\n\n
Dall’altra parte, l’azienda argomentava che la decisione di mantenere attiva la casella email era stata presa per assicurare la continuit\u00e0 operativa e per informare i terzi della conclusione del rapporto di lavoro con il dipendente. <\/p>\n\n\n\n
Inoltre, l’azienda aveva affermato di aver eliminato definitivamente l’account email del dipendente entro sei mesi dal suo licenziamento, limitandosi a conservare i messaggi email sul server aziendale.<\/p>\n\n\n\n
Al termine dell’indagine, il Garante per la protezione dei dati personali ha giudicato non in linea con i principi di necessit\u00e0, pertinenza e proporzionalit\u00e0 nel trattamento dei dati personali sia la pratica di mantenere attiva la casella email del dipendente per sei mesi dopo la fine del rapporto di lavoro, sia quella di conservare tutte le email del dipendente sul server aziendale per dieci anni. <\/p>\n\n\n\n
Per il Garante, tali periodi di tempo non sono adeguati alle esigenze di gestione dei servizi email n\u00e9 possono essere giustificati da necessit\u00e0 di sicurezza dei sistemi, motivazioni che comunque l’azienda non aveva fornito. <\/p>\n\n\n\n
Il principio del Garante \u00e8 chiaro: il datore di lavoro deve limitare la conservazione delle mail, adottando sistemi di cancellazione automatica e la loro conservazione deve risultare indispensabile ed essere supportata da valide motivazioni e non risultare eccedente. Quindi ad esempio l\u2019eventuale conservazione per esigenze di tutela o sicurezza deve essere concreta e attuale e non solo ipotetica. \u201cBocciato\u201d quindi dal Garante l\u2019applicazione del termine decennale del Codice civile di 10 anni, arrivando invece a considerare congruo il termine di 1 anno, come nel caso Gaypa.<\/p>\n\n\n\n
Inoltre, l’accumulo e la conservazione dei dati passati attraverso l’account aziendale per un decennio violano le norme sui controlli a distanza dei lavoratori, che vietano una sorveglianza prolungata e indiscriminata delle attivit\u00e0 del dipendente.<\/p>\n\n\n\n
Il Garante ha evidenziato l’importanza per il datore di lavoro di proteggere la libert\u00e0 e la dignit\u00e0 dei propri dipendenti. <\/p>\n\n\n\n
Questo include l’obbligo di comunicare chiaramente, attraverso una policy adeguata, le regole sull’uso degli strumenti di lavoro forniti dall’azienda e sulla possibilit\u00e0 che i dati personali dei lavoratori possano essere monitorati, purch\u00e9 tale sorveglianza rimanga nei confini stabiliti dalla legge.<\/p>\n\n\n\n
Violazione della Privacy in Azienda: Il Caso Sicily By Car S.p.a. e la Decisione del Garante<\/h3>\n\n\n\n
Riguardo al caso della Sicily By Car S.p.a., trattato dal Garante, \u00e8 emerso che il datore di lavoro, dopo alcune indagini condotte dal responsabile amministrativo, ha scoperto email inviate da un dipendente che sembravano mirate a creare scompiglio nell’ufficio, sminuire il lavoro svolto e criticare duramente l’azienda, portando a gravi errori nella compilazione dei bilanci. <\/p>\n\n\n\n
L’Autorit\u00e0 ha giudicato illegale l’uso dei dati personali presenti nelle email raccolte dall’azienda per formulare un’accusa disciplinare al dipendente, data la mancanza di una comunicazione preventiva sulle politiche specifiche adottate dall’azienda in materia.<\/p>\n\n\n\n
La posizione dell’Autorit\u00e0 Garante \u00e8 netta: il datore di lavoro deve ridurre al minimo il tempo di conservazione delle email, implementando meccanismi di cancellazione automatica. La permanenza delle email deve essere strettamente necessaria, giustificata da motivi validi e non deve eccedere il necessario. <\/p>\n\n\n\n
Pertanto, la conservazione delle email per ragioni di protezione o sicurezza deve essere basata su esigenze reali e immediate, non meramente ipotetiche. <\/p>\n\n\n\n
Di conseguenza, il Garante ha respinto l’uso del termine di conservazione di dieci anni previsto dal Codice civile, ritenendo invece adeguato un periodo di un anno, come stabilito nel caso Gaypa.<\/p>\n\n\n\n
Limiti al Monitoraggio della Posta Elettronica Aziendale: Indicazioni dal Garante della Privacy<\/h3>\n\n\n\n
Il datore di lavoro ha il diritto di monitorare le email inviate e ricevute dai propri dipendenti, inclusi apprendisti e stagisti, purch\u00e9 questo controllo si limiti esclusivamente all’account email aziendale e al computer fornito dall’azienda, sia che venga utilizzato in ufficio che a casa. <\/p>\n\n\n\n
Questo monitoraggio \u00e8 permesso allo scopo di assicurarsi che il lavoro venga svolto correttamente, identificare eventuali discrepanze e correggere gli errori. Tuttavia, considerata la potenziale intrusione nella sfera privata del dipendente, esistono delle normative specifiche che regolamentano questa pratica. <\/p>\n\n\n\n
Le Linee Guida del 2017 del Garante per la Protezione dei Dati Personali introducono i concetti di “pertinenza” e “non eccedenza”, indicando che il controllo non deve essere invadente oltre il necessario e non deve assumere la forma di una sorveglianza indiscriminata e generalizzata.<\/p>\n\n\n\n
La raccolta estensiva e sistematica delle email in transito negli account aziendali, unita alla loro conservazione e, in particolare, all’analisi dettagliata e senza distinzioni, rappresenta una forma di sorveglianza a distanza. <\/p>\n\n\n\n
Questa pratica rimane vietata anche alla luce delle modifiche introdotte dal decreto legislativo 151\/2015 all’articolo dell’Statuto dei lavoratori (Legge n. 300\/1970), che esclude la possibilit\u00e0 di esercitare un “controllo capillare, esteso nel tempo e non selettivo sulle attivit\u00e0 dei dipendenti” (decisione del Garante per la Protezione dei Dati Personali del 1\u00b0 febbraio 2018<\/a>).<\/p>\n\n\n\nIn breve, un datore di lavoro ha il diritto di accedere e leggere le email dei propri impiegati solo se sono state soddisfatte le seguenti condizioni:<\/p>\n\n\n\n
\n- I lavoratori sono stati adeguatamente informati sull’utilizzo appropriato dell’email aziendale e sul fatto che potrebbero essere effettuati controlli casuali o programmati;<\/li>\n\n\n\n
- Sono state prese tutte le misure necessarie per la conservazione e il trattamento dei dati ottenibili dalle email, conformemente alla normativa vigente;<\/li>\n\n\n\n
- I dipendenti sono stati informati sulle procedure specifiche di monitoraggio dell’email, come l’uso di indirizzi condivisi o l’emissione di notifiche di avviso.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
Limitazioni sull’Uso della Posta Elettronica Aziendale per Fini Privati<\/h3>\n\n\n\n
L’uso dell’email aziendale da parte dei dipendenti per inviare messaggi privati \u00e8 permesso? La Corte di Cassazione chiarisce che i dipendenti non sono autorizzati a utilizzare l’email aziendale per scopi personali qualora il regolamento interno o il contratto collettivo lo vietino espressamente. Violare questa disposizione pu\u00f2 portare a sanzioni disciplinari. In circostanze estreme, l’uso inappropriato dell’email aziendale che causa danni gravi e diretti all’azienda, come l’impiego dell’email per attivit\u00e0 illecite, pu\u00f2 giustificare un licenziamento per giusta causa.<\/p>\n\n\n\n
Regole sulla Disattivazione dell’Email Aziendale da Parte dei Dipendenti<\/h3>\n\n\n\n
Un dipendente ha il permesso di disattivare autonomamente il proprio account email aziendale? Se un datore di lavoro omette di disattivare l’account email di un dipendente che ha terminato il proprio incarico, pu\u00f2 essere ritenuto responsabile per danni legati alla violazione della privacy. Il dipendente, di fronte a tale situazione, pu\u00f2 appellarsi al Garante per la Protezione dei Dati Personali per richiedere che venga ordinata all’azienda la disattivazione dell’account. <\/p>\n\n\n\n
Tuttavia, il dipendente non \u00e8 autorizzato ad agire autonomamente accedendo e disattivando l’account senza l’esplicita autorizzazione del datore di lavoro; fare altrimenti potrebbe configurarsi come un reato di accesso abusivo ai sistemi informatici.<\/p>\n\n\n\n
Diritti dei Dipendenti sulla Gestione delle Email Post-Licenziamento<\/h3>\n\n\n\n
La Corte di Cassazione stabilisce che un dipendente, al termine del proprio rapporto lavorativo, sia per licenziamento che per dimissioni, ha la facolt\u00e0 di eliminare le email presenti nel proprio account, anche se queste contengono dati aziendali o si riferiscono a relazioni lavorative. <\/p>\n\n\n\n
Tuttavia, non \u00e8 autorizzato a eliminare completamente l’account di posta elettronica. <\/p>\n\n\n\n
Di conseguenza, l’azienda non ha diritto di richiedere un risarcimento per la cancellazione di email che riguardano l’attivit\u00e0 lavorativa e sono conservate nell’account del dipendente. <\/p>\n\n\n\n
La protezione delle email tramite password, nota solo al titolare dell’account, implica che i dati contenuti appartengano, almeno in parte, al dipendente; quindi, la cancellazione di tali messaggi non costituisce un danno ai sensi del Codice penale, il quale assume che le alterazioni dei sistemi informatici riguardino beni “altrui”. <\/p>\n\n\n\n
Se un datore di lavoro tenta di accedere all’account email protetto da password di un ex dipendente per recuperare documenti o comunicazioni, commette il reato di accesso abusivo a sistema informatico.<\/p>\n\n\n\n
Il Garante per la Protezione dei Dati Personali ha stabilito che le aziende devono cancellare i “metadati” delle email aziendali, utili per tracciare i messaggi dei dipendenti, entro 7 giorni dalla loro ricezione per evitare il trattamento illecito di dati personali, rischiando altrimenti sanzioni severe. Questo provvedimento, pubblicato il 6 febbraio e datato 21 dicembre, sembra voler riportare le aziende a un’epoca precedente all’uso diffuso della posta elettronica, limitando la conservazione dei metadati a soli 7 giorni, estendibili di ulteriori 48 ore solo in casi giustificati.<\/p>\n\n\n\n
Per mantenere pi\u00f9 a lungo i metadati nel cloud, le aziende sono obbligate a stipulare accordi sindacali, come previsto dall’articolo 4 dello Statuto dei lavoratori, che consente il controllo indiretto a distanza dei lavoratori solo con l’autorizzazione di un accordo sindacale o, in mancanza, con l’autorizzazione dell’Ispettorato nazionale del lavoro. In assenza di tali accordi, i metadati devono essere eliminati entro il termine stabilito.<\/p>\n\n\n\n
I metadati sono fondamentali per l’archiviazione e la ricerca delle email, analogamente a come le etichette aiutano a catalogare i libri in una biblioteca. La loro cancellazione dopo 7 giorni impone alle aziende un onere burocratico significativo per adeguarsi alla normativa sulla privacy, richiedendo l’aggiornamento delle informative sulla privacy, la valutazione dell’impatto sui diritti fondamentali, test di bilanciamento e la revisione delle politiche di conservazione dei dati.<\/p>\n\n\n\n
Questo provvedimento viene criticato come anacronistico e incompatibile con la realt\u00e0 della rivoluzione digitale, rappresentando una sfida quasi insormontabile per le aziende che si affidano ai metadati per gestire le comunicazioni elettroniche. La necessit\u00e0 di conservare le email per periodi prolungati per motivi legali si scontra con le restrizioni imposte dal Garante, portando a una situazione in cui le aziende potrebbero trovarsi a rischio di sanzioni amministrative, civili e penali per il trattamento illecito dei dati.<\/p>\n\n\n\n
La proposta del Garante di stipulare accordi sindacali individuali appare impraticabile per molti, creando potenzialmente caos senza un chiaro indirizzo da parte degli ispettorati del lavoro. Pur riconoscendo l’importanza del controllo sui dati personali nell’era digitale, questo approccio estremo sembra pi\u00f9 un danno autoinflitto che una soluzione praticabile.<\/p>\n\n\n\n
<\/p>\n\n\n\n
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In un’era in cui la digitalizzazione permea ogni aspetto delle nostre vite professionali, la gestione delle caselle di posta elettronica aziendali assume un’importanza cruciale. Nonostante l’aumento delle piattaforme di comunicazione, l’email rimane il mezzo pi\u00f9 efficiente e utilizzato nelle imprese. Accessibile da vari dispositivi (computer, smartphone, tablet), l’email facilita la rapida identificazione delle priorit\u00e0 anche […]<\/p>\n","protected":false},"author":2,"featured_media":0,"comment_status":"closed","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[44,43,1],"tags":[567,568,562,569,564,570,565,563,566,561],"yoast_head":"\n
Gestione della casella di posta elettronica aziendale - PB Consulting<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\""Scopri come la 'Privacy email aziendale' e il 'GDPR e posta elettronica aziendale' influenzano i 'Diritti dei dipendenti email'. Questo articolo approfondisce la 'Segretezza comunicazioni lavoro', fornendo consigli su 'Gestione sicura email di lavoro' e 'Sicurezza informatica email aziendali'. Impara le migliori pratiche per garantire la 'Protezione dati email lavoro' e aderire alla 'Conformit\u00e0 GDPR comunicazioni aziendali', evitando 'Violazione privacy email lavoro'. 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