{"id":7011,"date":"2024-06-16T20:54:26","date_gmt":"2024-06-16T20:54:26","guid":{"rendered":"https:\/\/www.consultingpb.com\/?p=7011"},"modified":"2024-06-17T19:57:06","modified_gmt":"2024-06-17T19:57:06","slug":"programmi-e-servizi-informatici-di-gestione-della-posta-elettronicanel-contesto-lavorativo-e-trattamento-dei-metadati-le-nuove-linee-guida","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.consultingpb.com\/en\/blog\/non-categorizzato\/programmi-e-servizi-informatici-di-gestione-della-posta-elettronicanel-contesto-lavorativo-e-trattamento-dei-metadati-le-nuove-linee-guida\/","title":{"rendered":"Metadati: le nuove linee guida del Garante"},"content":{"rendered":"\n

Rischi di raccolta e conservazione dei metadati di posta elettronica nel contesto lavorativo<\/h3>\n\n\n\n

Il Garante per la protezione dei dati personali ha recentemente avviato una consultazione pubblica riguardo al trattamento dei metadati relativi all’utilizzo della posta elettronica aziendale da parte dei dipendenti, sollevando importanti questioni sulla corretta gestione di tali dati nel rispetto della privacy dei lavoratori.<\/p>\n\n\n\n

Nell’ambito di recenti accertamenti condotti dal Garante per la protezione dei dati personali riguardo ai trattamenti di dati effettuati nel contesto lavorativo, \u00e8 emerso che alcuni programmi e servizi informatici per la gestione della posta elettronica, anche quando forniti in modalit\u00e0 cloud, raccolgono per impostazione predefinita, in modo preventivo e generalizzato, i metadati relativi all’utilizzo degli account email aziendali da parte dei dipendenti.<\/a><\/a> <\/p>\n\n\n\n

Questi dati vengono conservati per lunghi periodi di tempo. Nel resto del documento, questi dati saranno chiamati alternativamente “metadati di posta elettronica” o “log di posta elettronica”.<\/p>\n\n\n\n

Raccolta generalizzata metadati email dipendenti<\/h2>\n\n\n
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\"cybersecurity360.it\"<\/figure>\n<\/div>\n\n\n

Le informazioni relative alle operazioni di invio, ricezione e smistamento dei messaggi possono includere gli indirizzi email del mittente e del destinatario, gli indirizzi IP dei server o dei client coinvolti nell’instradamento del messaggio, gli orari di invio, ritrasmissione o ricezione, la dimensione del messaggio, la presenza e la dimensione di eventuali allegati e, in alcuni casi, a seconda del sistema di gestione del servizio di posta elettronica utilizzato, anche l’oggetto del messaggio spedito o ricevuto.<\/p>\n\n\n\n

Questi metadati vengono spesso conservati per un periodo di tempo esteso.<\/p>\n\n\n\n

<\/a><\/a>In alcuni casi, \u00e8 stato riscontrato che i sistemi non consentono ai datori di lavoro di disabilitare la raccolta sistematica di tali dati o di ridurre il periodo di conservazione degli stessi.<\/a> <\/p>\n\n\n\n

Ci\u00f2 solleva preoccupazioni riguardo alla conformit\u00e0 di tali pratiche con la normativa sulla protezione dei dati personali e con le disposizioni giuslavoristiche in materia di controllo a distanza dei lavoratori.<\/p>\n\n\n\n

<\/a><\/a>I metadati delle email, pur non entrando nel merito del contenuto dei messaggi, possono fornire informazioni dettagliate sulle attivit\u00e0 e le comunicazioni dei dipendenti, configurandosi come una forma di monitoraggio invasivo se raccolti e conservati in modo indiscriminato.<\/a><\/a> <\/p>\n\n\n\n

Il Garante ha quindi ritenuto necessario intervenire per promuovere una maggiore consapevolezza tra i datori di lavoro pubblici e privati riguardo alle implicazioni di tali trattamenti e per fornire indicazioni volte a prevenire violazioni della privacy dei lavoratori.<\/a><\/a><\/p>\n\n\n\n

Metadati Email: Definizione Tecnica<\/h2>\n\n\n
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\"blog.cloudhq.net\"<\/figure>\n<\/div>\n\n\n

I metadati menzionati in questo documento (sia quelli di origine puramente tecnica sia quelli, come il campo “Oggetto”, determinati dagli utenti) sono registrati automaticamente dai sistemi di posta elettronica, indipendentemente dalla percezione e dalla volont\u00e0 dell’utente.<\/p>\n\n\n\n

Questi elementi corrispondono tecnicamente alle informazioni registrate nei log generati dai sistemi server di gestione e smistamento della posta elettronica, noti come MTA (Mail Transfer Agent).<\/a><\/a>  <\/p>\n\n\n\n

Questi metadati vengono prodotti durante l’interazione tra i diversi server coinvolti nel processo di invio e ricezione delle email, nonch\u00e9 tra i server e i client, ovvero le postazioni terminali utilizzate dagli utenti per inviare i messaggi e consultare la posta in arrivo accedendo alle caselle di posta elettronica, definite negli standard tecnici come MUA (Mail User Agent).<\/p>\n\n\n\n

I metadati di cui parla il documento sono le informazioni registrate nei log dei sistemi server che gestiscono la posta elettronica, chiamati MTA (Mail Transfer Agent). Questi metadati vengono generati durante l’interazione tra i vari server che inviano e ricevono email e tra i server e i client, ovvero i dispositivi usati dagli utenti per inviare e ricevere email, definiti come MUA (Mail User Agent).<\/p>\n\n\n\n

Questi metadati sono utili per vari scopi, come la sicurezza e la gestione della rete, ma possono anche essere sensibili dal punto di vista della privacy, motivo per cui il Garante della Privacy li monitora attentamente.<\/p>\n\n\n\n

<\/a><\/a>I metadati MTA forniscono dettagli sul percorso seguito da un messaggio di posta elettronica e sono necessari per il corretto funzionamento del servizio email stesso.<\/a> <\/p>\n\n\n\n

Essi includono informazioni come gli indirizzi email del mittente e del destinatario, gli indirizzi IP dei server o dei computer coinvolti nell’invio del messaggio, gli orari di invio, ritrasmissione e ricezione, la dimensione del messaggio, la presenza e la dimensione di eventuali allegati e, in alcuni casi, anche l’oggetto del messaggio.<\/p>\n\n\n\n

<\/a><\/a><\/a>Sebbene i metadati non entrino nel merito del contenuto dei messaggi, la loro raccolta e conservazione sistematica e prolungata pu\u00f2 sollevare problematiche in termini di protezione dei dati personali dei dipendenti e di controllo a distanza dell’attivit\u00e0 lavorativa.<\/a><\/a> <\/p>\n\n\n\n

Il Garante ha quindi ritenuto necessario fornire indicazioni specifiche riguardo al trattamento di tali informazioni nel contesto lavorativo, al fine di garantire il rispetto dei principi di limitazione delle finalit\u00e0, minimizzazione dei dati e protezione fin dalla progettazione e per impostazione predefinita sanciti dal GDPR.<\/a><\/a><\/p>\n\n\n\n

Mail Transfer Agent (MTA) Explained<\/h2>\n\n\n
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\"mailtrap.io\"<\/figure>\n<\/div>\n\n\n

Un Mail Transfer Agent (MTA), noto anche come Message Transfer Agent o mail relay, \u00e8 un software che si occupa del trasferimento delle email tra i computer del mittente e del destinatario.<\/a><\/a> <\/p>\n\n\n\n

L’MTA svolge un ruolo essenziale nel sistema di gestione dei messaggi di posta elettronica su Internet, occupandosi di tutto ci\u00f2 che avviene tra l’invio e la consegna dell’email nella casella del destinatario.<\/p>\n\n\n\n

<\/a><\/a>Quando un’email viene inviata, l’MTA la riceve dal Mail Submission Agent (MSA), che a sua volta l’ha ricevuta dal Mail User Agent (MUA), ovvero il client di posta elettronica utilizzato dall’utente.<\/a> Una volta che l’MTA ha preso in carico l’email, si occupa del relaying, ovvero dell’inoltro del messaggio ad altri MTA se il destinatario non \u00e8 ospitato localmente, fino a raggiungere il Mail Delivery Agent (MDA) che consegner\u00e0 l’email nella casella del destinatario.<\/a><\/a>Gli MTA utilizzano il protocollo SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) per l’invio delle email e possono impiegare estensioni come ESMTP per funzionalit\u00e0 avanzate.<\/a><\/a> <\/p>\n\n\n\n

Operano secondo un modello store-and-forward, mettendo in coda la posta in uscita fino alla conferma di consegna o alla scadenza di limiti temporali predefiniti.<\/a><\/a> <\/p>\n\n\n\n

In caso di mancata consegna entro i termini stabiliti, l’email viene restituita al client di posta.<\/p>\n\n\n\n

<\/a>Gli MTA svolgono quindi un ruolo centrale nella deliverability delle email, gestendo la reputazione del mittente, filtrando lo spam, autenticando le email, ottimizzando i percorsi di consegna e gestendo gli errori di consegna.<\/a><\/a><\/a> <\/p>\n\n\n\n

Possono contribuire a proteggere e rafforzare la reputazione del mittente attraverso il warm-up graduale di nuovi indirizzi IP, la configurazione di flussi di invio conformi ai limiti dei domini destinatari e il reinvio delle email in caso di greylisting.<\/p>\n\n\n\n

<\/a><\/a>La scelta dell’MTA pi\u00f9 adatto dipende da diversi fattori, tra cui le esigenze specifiche dell’organizzazione, il volume di email da gestire, le funzionalit\u00e0 richieste e il budget disponibile.<\/a><\/a> <\/p>\n\n\n\n

Tra gli MTA pi\u00f9 diffusi vi sono Sendmail\/Proofpoint, Postfix, Exim, OpenSMTP, Mutt, Alpine e Qmail, ciascuno con caratteristiche e punti di forza specifici.<\/p>\n\n\n\n

I Metadati<\/strong> Sono come le “impronte digitali” delle email. Non contengono il contenuto delle email, ma informazioni su di esse, come chi l’ha inviata, a chi \u00e8 stata inviata, quando \u00e8 stata inviata, ecc. MTA (Mail Transfer Agent)<\/strong>: \u00c8 il “postino” digitale. \u00c8 il software che prende la tua email e la consegna al server di destinazione. MUA (Mail User Agent)<\/strong>: \u00c8 il “client di posta” che usi, come Outlook o Gmail. \u00c8 il software che usi per leggere e inviare email.<\/p>\n\n\n\n

Esempi<\/h3>\n\n\n\n
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  1. Invio di un’email dal lavoro<\/strong>: Quando invii un’email dal tuo account aziendale, il MTA registra che hai inviato un’email al tuo collega alle 10:00 del mattino. Questo \u00e8 un metadato.<\/li>\n\n\n\n
  2. Ricezione di un’email su Gmail<\/strong>: Quando ricevi un’email su Gmail, il MUA (Gmail) registra che hai ricevuto un’email da un amico alle 14:30. Questo \u00e8 un altro esempio di metadato.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n

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    Metadati email: registrazione automatica<\/h2>\n\n\n
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    \"ictsecuritymagazine.com\"<\/figure>\n<\/div>\n\n\n

    I metadati delle email a cui fa riferimento il documento di indirizzo del Garante comprendono una vasta gamma di informazioni relative alle operazioni di invio, ricezione e smistamento dei messaggi di posta elettronica. Questi possono includere:<\/p>\n\n\n\n